Was erfolgreiche Unternehmen gegen hohe Druckkosten tun

Die Druckkosten sind eine nicht unerhebliche Kostenstelle im modernen Unternehmen. In Deutschlands Unternehmen werden jährlich Milliarden ausgegeben, um den Bedarf an Gedrucktem zu decken. Diese Kosten lassen sich allerdings erheblich senken, und zwar durch Managed Print Services. Dabei handelt es sich um ein neuartiges Konzept, mit dem der Druck im Unternehmen rationalisiert werden kann, damit er langfristig angenehmer zu bewältigen und günstiger in der Finanzierung wird.

Was sind Managed Print Services?

Managed Print Services warden nicht mehr vom Unternehmen selbst gesteuert, sondern durch einen externen Dienstleister. Dabei werden alle Drucker des Unternehmens ans Netzwerk angeschlossen, um wiederum jedem Mitarbeiter zu ermöglichen, alle Drucker des Netzwerks anzusteuern. Der Mitarbeiter gibt eine PIN ein, um Druckaufträge drucken zu lassen, und kann dies theoretisch an jedem Drucker im gesamten Unternehmen auf diesem Wege tätigen. Werden einmal neue Verbrauchsteile benötigt, melden Drucker dies automatisch und frühzeitig.

Welchen Nutzen bringt das Konzept?

Managed Print Services sind dazu gedacht, Transparenz in die oft undurchsichtige Drucklandschaft des Unternehmens zu bringen. Dank ihnen kann man jederzeit nachvollziehen, wer wann etwas gedruckt hat und wie man diesen Prozess noch optimieren könnte. Die Effizienzgewinne tragen erheblich zur Kostenreduktion bei, die gerade in einem Bereich wie dem Druck essentiell ist. Ferner ermöglichen Managed Print Services neue Optionen im Bereich des Dokumentmanagements. Dieses kann sogar vollständig automatisiert werden, was den Mitarbeitern sehr viel zeitraubende Arbeit abnimmt.

Implementierung von Managed Print Services

Managed Print Services lassen sich bei professioneller Durchführung nicht sofort implementieren und in die Praxis umsetzen. Sie erfordern stattdessen genaue Planung, damit sie auch tatsächlich effektiv sind und dem Unternehmen nützen. Zunächst muss durch den Dienstleister eine Analyse der aktuellen Drucksituation im Unternehmen erstellt werden. Auf diese Weise lässt sich ermitteln, welche Hard- und Software das Unternehmen brauchen wird, um Managed Print Services effektiv umsetzen zu können, und welche der bestehenden Geräte auf welche Art und Weise weiterbenutzt werden können. Im Anschluss daran wird für das jeweilige Unternehmen eine Soll-Situation entwickelt, die darstellt, wie der Optimalzustand aussähe. In diesem Arbeitsschritt wird ein Voranschlag für die erforderlichen Systembestandteile erstellt, gleichzeitig werden die Kosten dargestellt – das ermöglicht eine Entscheidung durch die Geschäftsführung darüber, ob die Einführung des Systems sinnvoll erscheint. Ausgehend von der Soll-Analyse werden anschließend neue Arbeitsmaterialien und Gerätschaften eingekauft, die ins System des Unternehmens implementiert werden können. Dieser Schritt wird als Inbetriebnahme bezeichnet und stellt die eigentliche Umstellung auf Managed Print Services dar. Langfristig rechnet man auch die Wartung der Systeme durch den Dienstleister zur Inbetriebnahme, da es laufend Situationen gibt, in denen man ihn brauchen wird. Es besteht beispielsweise ein System zur automatischen Störungsmeldung, sodass der Dienstleister sofort von außen eingreifen kann, wenn einmal ein Bestandteil des Systems versagt und schnell wieder funktionsfähig gemacht werden muss. Wichtig sind aber auch die regelmäßigen Statusreports, die eine fortwährende Optimierung und eine langfristige Kostensenkung durch Managed Print Services ermöglichen.